Требования к хранению документов в архиве

Деятельность любого юридического лица связана с наличием большого количества документов, хранение которых является обязательным в соответствии с нормативными актами. Юридическое лицо должно обеспечить минимальные условия хранения материалов, обеспечивающие их физическую сохранность.

Обеспечение хранения документов здесь представляет собой целенаправленную систему мер, направленных на рациональное расположение документов, которые затем будут храниться в архиве. Благодаря этому не только обеспечивается физическая сохранность информации, но и рациональное размещение дел, что позволяет быстро найти нужную информацию и грамотно подготовиться к проверке.

Требования к хранению документов

В российском законодательстве изложен минимум условий, которые должен обеспечить руководитель организации для обеспечения хранения документов. В первую очередь, речь идет о физической сохранности материалов.

Помимо этого, должен быть создан учетно-справочный аппарат, который облегчит поиск необходимой информации. Соблюдение элементарных требований позволит значительно увеличить срок службы некоторых материалов.

Архив документов должен располагаться в отдельном помещении. Нередко руководитель организации не обладает необходимой свободной площадью или не может гарантировать соблюдение необходимых норм. В этом случае целесообразнее обратиться в специализированную организацию.

Помещение для хранения архивных документов должно соответствовать следующим характеристикам: пожарная безопасность, изолированность, соблюдение температурного режима, поддержание определенного уровня влажности, возможность эвакуации материалов в короткий промежуток времени в случае возникновения тех или иных форс-мажорных обстоятельств.

Нередко многие фирмы не готовы даже к выполнению минимального набора требований к архиву, так как это требует дополнительных затрат и усилий. Подобное отношение к документам может привести к их потере или же к полной или частичной утрате информации. За этим следует целый ряд проблем, связанных с восстановлением документов, что является не всегда возможным.

Стоит помнить, что архивное хранилище не следует устраивать в подвальном помещении, особенно если там сыро и тепло. Нередко именно там проходят магистральные трубопроводы или канализация.

Даже если такое помещение идеально подходит по метражу, необходимо учитывать, что влага и тепло являются двумя главными факторами, оказывающими негативное влияние на сохранность документов. Кроме того, в любой момент может случиться авария, в результате которой помещение окажется затопленным.